1. 通过适当的治理与报告方式从战略上管理信息资产

“信息管理标准”

（澳大利亚国家档案馆网站）

当信息管理流程、实践与系统满足信息形成与利用的确切需求时，它们就是“符合目的”（fit-for-purpose）的。机构需要评估“符合目的”的条件以满足其信息需求。这应基于：

“符合目的”的含义根据上述评估条件而有不同呈现。例如，有些机构需要一些系统来共享信息，那么这些系统就要求具备支持互操作性的功能。而其他机构或许希望这些系统是独立的，以避免其高度敏感的信息未经授权就被利用。两种系统均系“符合目的”。

澳大利亚社群成员一生都在与政府机构进行互动，涉及个人纳税、申请公民身份、领取养老金和维护其他权利等。社群希望政府形成并保存文件，作为这些互动开展的证据，以实现当前与未来权利。良好的文件管理能够促使政府为社群成员提供响应性服务，从而建立后者对前者运作方式的信任。

澳大利亚政府机构的一个优先事项是提供世界级的互联服务，以满足商业与社群需求。这就需要准确可靠的信息资产辅助决策制定。在系统之间共享和交换数据的能力，以及减少不必要数据孤岛的能力，是支持互联服务的关键。这也将有助于政府承诺发布并共享数据，以最大限度地（重复）利用数据。在可行情况下，致力于在政府机构内部建立涵盖标准化著录信息（元数据）的互操作系统，将提高数据交换效率。它还将促进行政变革期间机构内部和机构之间数据集的整合。

信息资产的寿命延续通常无法完全依赖于其创建或交付时的初始技术。它们在利用期间可能会跨多系统进行迁移。机构需要提前制定计划，以保护信息资产内容和相关上下文信息。上下文信息包括它起源于何处或由谁形成，何时形成以及如何利用。保存内容和背景对于确保政府机构服务的连续性和问责制至关重要。

判断是否成功的参考因素：

--在购买、设计或升级系统时，专家需要对信息管理需求进行评估。业务系统（包括整个政府机构系统）具有信息资产管理的适当功能。这包括维护数据的可用性与完整性；

--信息资产具有充分且标准化的著录信息（元数据），便于业务查考与数据共享。信息内容与背景信息是已知的、可验证的、可理解的；

--机构评估交换与共享数据所需的互操作成熟度，并缩小差距；

--机构实施包括数字保存规划在内的战略，以确保信息资产在所需时随时可用；

--机构使用可持续性数字文件格式，以确保内容在所需时随时可用。

3. 减少信息管理效率低下与风险较大的领域

信息治理

（澳大利亚国家档案馆网站）

一些澳大利亚政府机构信息资产管理方式存在已知的低效能与高风险，包括：

数字化手段与流程使信息资产易于访问、共享并集成到服务交付中。对于大多数客户来说，基于数字流程的服务交付更高效。

基于过时技术的系统无法以最佳方式满足业务需求。它们可能无法有效地共享或分析数据。政府机构的首要任务是在需要时审查和更新这些系统。不应在不考虑未来如何使用信息资产以及对其销毁是否合理的情况下解除系统使用。

遗产类信息资产非机构业务所需，它们可能存于已知位置、也可能被忽视或存于无法访问的系统、被遗忘的云平台、可移动存储设备或各种物理位置。通常，遗产类信息资产的内容与价值不为人所知，这意味着澳大利亚历史上重要的记录可能面临风险。

机构应根据信息资产的价值对其进行管理。包括定期记录信息资产的保管期限，并在不再需要时销毁。国家档案馆负责规定澳大利亚政府机构信息资产必须保存的最短期限。类似规定是通过法律文书传达的，机构必须据此进行负责任的鉴定与销毁。

逾期保留信息资产会增加财务、资源与效率成本，或导致所需信息资产更难找到。大量遗产类信息资产，特别是当其存放于过时的不安全系统中，可能会导致隐私泄漏和安全风险。

判断是否成功的参考因素：

--机构默认以数字方式工作，并以数字格式管理信息；

--机构定期审查模拟态资源，并实施数字化予以处理；

--机构在迁移、升级或停用过时系统时要考虑信息管理要求；

--机构定期记录信息资产的保管期限，以便根据其价值进行管理。

--当信息资产不再用于业务目的时，相关机构会在权限范围内迅速销毁；根据规定，将最重要的信息资产移交国家档案馆保管